Datenschutzerklärung

Name und Anschrift des Verantwortlichen

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DS-GVO sowie weiterer datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Karlsruher Institut für Technologie
Kaiserstraße 12
76131 Karlsruhe
Deutschland
Tel.: +49 721 608-0
Fax: +49 721 608-44290
E-Mail: info@kit.edu

Das Karlsruher Institut für Technologie ist Körperschaft des öffentlichen Rechts. Es wird vertreten durch den Präsidenten Prof. Dr. Holger Hanselka.

Administrativer Ansprechpartner

KIT-Fakultät für Wirtschaftswissenschaften Wiwi-IT
E-Mail: portal@wiwi.kit.edu

Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten

Ass. jur. Marina Bitmann,
Kaiserstraße 12
Geb. 10.11
76131 Karlsruhe
Tel. +49 721 608-41057
E-Mail: datenschutzbeauftragter@kit.edu

Zweck der Verarbeitung

Diese Webseite bietet ergänzende Funktionen an, um das Studium und die Verwaltung am KIT zu vereinfachen

Wenn Ihre personenbezogenen Daten nicht auf dieser Webseite verarbeitet werden sollen, können Sie diese nicht sinnvoll nutzen. Bei Studierenden kann sich dies nachteilig auf die Verwaltung des Studiums auswirken.

Automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling gemäß Artikel 22 Absätze 1 und 4 DSGVO findet auf dieser Webseite nicht statt.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Für Beschäftigte ergibt sich die Rechtsgrundlage aus Art. 88 DS-GVO i.V.m. § 15 LDSG, da die Datenverarbeitung für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Für Studierende erfolgt die Nutzung dieser Webseite einschließlich der Datenverarbeitung i.d.R. verpflichtend im Rahmen der gesetzlichen Aufgabenerfüllung der Universität Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe e, Abs. 3 Buchstabe b DS-GVO i.V.m. § 2 Abs. 1 u. 2 KIT-Gesetz i.V.m. §§ 2, 12 Abs. 1 LHG i.V.m. der Hochschul-Datenschutzverordnung. In allen anderen Fällen, insbesondere bei Gästen, erfolgt die Datenverarbeitung im Falle einer vertraglichen Verpflichtung auf Grundlage der Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe b DSGVO), soweit es sich um Pflichtangaben handelt bzw. aufgrund der Aufgabenerfüllung des KIT gem. Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe e, Abs. 3 Buchstabe b DS-GVO i.V.m. § 4 LDSG. Im Falle der freiwilligen Angaben erfolgt die Datenverarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe a DSGVO).

Sie haben das Recht die Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DS-GVO jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Sie kann sich auch auf einzelne Teile der Erklärung beziehen. Die Einwilligung ist freiwillig. Wird sie verweigert oder widerrufen, entstehen keine Nachteile. In diesem Fall löschen wir die von der Einwilligung betroffenen personenbezogenen Daten.

Unser Bestreben ist es, zielgruppengerecht zu informieren und sich mit Ihnen auszutauschen. Wir ermöglichen Ihnen eine schnelle elektronische Kontaktaufnahme und unmittelbare Kommunikation über die Medien Ihrer Wahl (§ 5 Abs. 1 Nr. 2 TMG). Inhalte oder Anfragen, die Rechte Dritter verletzen, den Tatbestand einer Straftat oder Ordnungswidrigkeit erfüllen oder gesetzlichen oder vertraglichen Verhaltenspflicht nicht entsprechen, legen wir durch Übermittlung an die zuständige Behörde offen und blockieren oder löschen diese.

Geltungsbereich

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zum Zwecke der im Portal ersichtlichen Aufgaben. Dazu gehören beispielweise Anmeldungen für die jeweiligen Seminare bzw. sonstige Veranstaltungen und die Speicherung der in Formularen bereitgestellten Daten zum Zweck der Aufgabenerfüllung. Anonymisierte Daten werden zum Zwecke der Optimierung der Prozesse verwendet.

Erhebung personenbezogener Daten

Das Wiwi-Portal erhält durch die zentrale KIT-Authentifizierung des Portals von Ihnen Daten. Dies sind im Einzelnen:

• E-Mail-Adresse
• Vor- und Nachname
• Geschlecht
• Rolle am KIT (Student, Mitarbeiter, Professor, Doktorand, ...)
• Benutzerkennung (KIT-Account)
• Accountstatus (aktiv, Ersteinschreibung, ausgeschieden, ...)
• Nummer der KIT-Karte (soweit vorhanden)
• Letzter Login
• Zusätzlich für Mitarbeiter:
  • Akademischer Titel (falls vorhanden)
  • Organisationszugehörigkeit auf Lehrstuhlebene
• Zusätzlich für Studierende:
  • Angestrebter Abschluss
  • Studiengang inkl. SPO
  • Matrikelnummer

Bei Gastbenutzern werden die selbst eingegebene Daten (Vorname, Nachname, E-Mail, Passwort (als Hashwert), Einrichtung, Matrikelnummer, Angestrebter Abschluss) und der letzte Login gespeichert. Jeder Person ist eine eindeutige ID zugeordnet.

Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Accountkürzel werden zum Zeitpunkt der Account-Deprovisionierung gelöscht. Bei Gastaccount werden diese Daten ein Jahr nach dem letzten Login gelöscht.

Zusätzlich werden in den einzelnen Funktionen des Wiwi-Portals von Ihnen u.U. weitere Informationen gesammelt. Diese finden Sie im Folgenden beschrieben:

YouSubscribe

Die von Ihnen mitgeteilten Informationen werden in "YouSubscribe" gespeichert. Dazu zählen die von Ihnen abgegebenen Bewertungen für die Tutorien sowie die Daten zu eventuell eingerichteten Lerngruppen. Desweiteren wird nach Abschluss eines Anmeldevorgangs der Ihnen zugewiesene Termin gespeichert.

Die Dozenten können die Informationen zu den berechneten Tutorien mit Informationen zu den jeweiligen Teilnehmern einsehen und als Excel-Tabelle exportieren. Im Fall, dass die Tutorien Ilias als Lernplattform einsetzen, kann der Dozent die Tutorienzugehörigkeit direkt nach Ilias exportieren. Für den Export nach Ilias wird Ihre Ilias-Benutzer-Id abgerufen und verwendet, jedoch nicht gespeichert.

Mit einer Abmeldung von einer Veranstaltung (Löschen der Bewertung) werden auch die eingegebenen Daten entfernt.

Termine & Sprechstunden

Bei einer Terminbuchung erhält der Organisator jeweils Vorname, Nachname, Mailadresse, den Grund für die Buchung und evtl. weitere Angaben, die Sie bei der Anmeldung eingegeben haben.

Die Daten werden automatisch vier Wochen nach dem Termin gelöscht.

Onlineformulare

Mitarbeiter des KIT können Formulare erstellen und Daten von den jeweils Ausfüllenden erfragen. Alle ausgefüllten Daten werden gespeichert und den für das jeweilige Formular zum Lesen berechtigen Personen zur Verfügung gestellt. Sie können die Daten in einer PDF- oder tabellarischen Version herunterladen oder im Portal auf der Webseite einsehen. Alle Anhänge werden verschlüsselt auf dem Server gespeichert.

Die jeweiligen Formularmanager sind angehalten die Daten zu löschen, sobald sie für den Zweck der Datenerhebung nicht mehr benötigt werden.

Geräteverleih

Über denn Geräteverleih können kostenlos Notebooks/Tablets von Studierenden der KIT-Fakultät für Wirtschaftswissenschaften ausgeliehen werden. Um diesen Ausleihvorgang zu ermöglichen, sind bei der Beantragung einige Angaben erforderlich. Hierbei handelt es sich um die Art des Geräts, eine Bemerkung/Verwendungszweck, die Nennung eines Mitarbeiters zur Bestätigung und die gewünschte Leihdauer. Intern werden zusätzlich der aktuelle Status sowie der tatsächliche Leihzeitraum gespeichert.

Diese Angaben sind für Mitarbeiter der Wiwi-IT einsehbar und werden auf den Leihschein gedruckt.

Um Ihre Daten zu löschen, können Sie den Leihvorgang löschen.

Prüfungsverwaltung

Die Prüfungsverwaltung bietet Studierenden Informationen über den Ort, Zeitpunkt und ggf. ein vorläufiges Ergebnis ihrer Prüfungen. Hierzu werden durch den Prüfungsbeauftragten entsprechende Listen in das Portal importiert.

Die importierten Daten dienen nur zur Einsicht durch den jeweiligen Studierenden. Andere Studierende oder Mitarbeiter können diese Daten nicht einsehen.

Die Daten des vergangenen Semesters werden automatisch mit dem Beginn der nächsten Prüfungsphase gelöscht.

Erasmus

Alle eingegebenen Daten werden in einer Datenbank gespeichert und stehen Mitarbeitern des International Relations Office der KIT-Fakultät für Wirtschaftswissenschaften zur Bearbeitung der Bewerbung zur Verfügung.

Die Mitarbeiter können nach Ablauf des Verfahrens die Daten löschen.

RemoteDesktop

Bei der Nutzung vom Remote-Rechnern wird gespeichert, an welchem Rechner der Benutzer das letzte Mal erfolgreich angemeldet war.

Zugangsberechtigung

Zum Zeitpunkt einer Berechtigungsanfrage werden aus dem zentralen datenführenden System des KIT (Siport) die jeweiligen Zugangsberechtigungen angezeigt. Sollten Änderungswünsche beantragt werden, wird in einem Logbuch mit Daten der jeweilige Änderungswunsch im Zusammenhang mit der Benutzerkennung gespeichert. Einzelne Zugangsrechte werden nicht auf dem Portalsystem gespeichert.

Besucher-Analyse

Diese Website benutzt Matomo, eine Open-Source-Software zur statistischen Auswertung der Besucherzugriffe. Matomo verwendet sog. "Cookies", Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieses Internetangebotes werden auf einem Server des KIT in Deutschland gespeichert. Die IP-Adresse wird sofort nach der Verarbeitung und vor deren Speicherung anonymisiert. Die Verwendung und Konfiguration von Matomo folgt den Empfehlungen des Datenschutzteams am KIT. Sie können die Installation der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich nutzen können.

Wir nehmen den Schutz Ihrer Daten ernst. Daher werden alle eingegebenen Daten nach Ablauf des Verwendungszeitraums automatisch gelöscht. Sollten Sie eine frühere Löschung Ihrer persönlichen Daten wünschen und diese nicht selbst vornehmen können, wenden Sie sich bitte an portal@wiwi.kit.edu. Bitte beachten Sie, dass dies dazu führen kann, dass erfolgte Anmeldungen oder Bewerbungen ungültig werden.